softskill 6s

Jelaskan tentang pengertian Organisasi sebagai Badan maupun sebagai Terstruktur

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya , sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan..

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran 

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus.Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup^. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan Rentang Kendali dan Jelaskan pula faktor faktor apa saja yang menentukan tinggi redahnya Rentang Kendali!

         Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian, karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer).

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Rentang Kendali

Keluasan rentang kendali dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik yang berhubungan dengan manajer maupun bawahan serta situasi pekerjaan. Sesuai dengan pendapat Stoner yang mengatakan bahwa rentang kendali tidaklah hanya diperhitungkan dari satu segi saja, melainkan dari beberapa faktor yang mempengaruhinya, yaitu : kondisi dan situasi pekerjaan, karyawan bawahan dan manajer.

A.Faktor atasan yang berhubungan dengan kondisi dan situasi     pekerjaan, anatara lain :

1. kondisi dan situasi pekerjaan yaitu pekerjaan yang bersifat rutin dan operasi stabil

2. ada kesamaan pekerjaan yang dikerjakan oleh bawahan, dan bawahandapat bekerja bebas dengan tidak saling ketergantungan dengan pihak lain

3. prosedur dan metode kerja telah diformalisaikan dengan baik dalam susunan dan rumusan yang jelas

4.  jenis pekerjaannya tidak membutuhkan pengawasan yang tinggi.

 B. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan, yaitu :

1. para pegawai bawahan benar-benar telah terlatih untuk menangani pekerjaannya

2. para pegawai bawahan lebih senang bekerja tanpa harus ada pengawasan yang ketat

3. adanya saling kepercayaan dan tanggung jawab antara manajer dan pegawai bawahan terhadap pekerjaan yang diperlukan.

C. Faktor-faktor yang berhubungan dengan manajer,antara lain :

1. manajer mempunyai kemampuan, keterampilan dan telah terlatih dengan baik dalam bidang manajerial yang ditangani

2. manajer mendapat bantuan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pekerjaannya baik bantuan dari atasannya maupun dari sesama manajer dalam bentuk pikiran, ide, gagasan ataupun tindakan

3. manajer tidak banyak tambahan tugas yang bersifat teknis operasional, tetapi ia harus berfokus pada pekerjaan yang bersifat supervisi dan pekerjaan yang ditanganinya. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat teknis dilaksanakan oleh bawahan

4. para manajer cenderung lebih suka pada gaya dan bentuk pengawasan yang bersifat agak longgar daripada yang ketat.

Gibson, Ivancevich dan Donnely (1990 : 337) mengatakan bahwa paling sedikit ada tiga faktor yang berpengaruh penting dalam menganalisis rentang kendali yaitu :

1.   Kontak yang diperlukan seorang manajer dengan bawahannya atau dengan manajer lainnya.  Rentang kendali yang luas akan menghalangi kontak yang sering dengan bawahan dan ini dapat mempengaruhi terhadap penyelesaian proyek atau pekerjaan

2.   Tingkat pendidikan dan latihan bawahan yang dapat mempengaruhi kecakapan dan keterampilan manajerial. Latihan bawahan merupakan perimbangan yang penting dalam menetapkan rentang kendali pada seluruh tingkat manajemen.

3.   Kemampuan berkomunikasi. Instruksi, pedoman dan kebijakan harus dikombinasikan secara lisan pada bawahan dalam situasi pekerjaan yang terbanyak. Kebutuhan untuk membahas faktor-faktor yang berhubungan dengan pekerjaan akan mempengaruhi rentang kendali. Orang yang dapat secara jelas dan singkat berkomunikasi dengan bawahan, mampu untuk mengatur (membawahi) orang yang lebih banyak daripada orang yang tidak dapat berbuat demikian.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur organisasi matriks dan apa saja keunggulan serta kelemahannya

Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dalam perusahaan yang dikumpulkan  menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya dibidang penelitian dan pengembangan.

1.      Kelebihan organisasi matriks antara lain:

a.      Ada fleksibilitas pada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas,

b.      Mendorong kerjasama antar berbagai keterampilan, dan

c.       Merupakan tempat latihan manajer-manajer stratejik.

2.      Kekurangan organisasi matriks antara lain:

a.      Pertanggungan jawab ganda dapat membuat kebingungan dan kebijakan yang kontradiktif,

b.      Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal, dan

c.       Dapat mengarah pada konflik antar bagian.

   

    Jelaskan pengertian organisasi formal dan organisasi informal beserta karakteristiknya masing masing! 

      Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2    Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

      formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.       Terstruktur
2.       Kaku
3.       Terumuskan
4.       Tahan lama

     Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :

1.      Lepas
2.      Fleksibel
3.      Tidak terumuskan
4.      Spontan

 

 

    Jelaskan perbedaan antara pengelolaan Organisasi secara Sentralisasi dengan Desentralisasi! Apa keunggulan dan kelemahannya masing masing!

• Pengertian Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

• Pengertian Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

• Secara teoritis, sentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulannya adalah:

1. Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.
2. Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan keputusan tersebut.
3. Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.
4. Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.
5. Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.
6. Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang

• Kelemahan sentralisasi adalah:

1. Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.
2. Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
3. Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.
4. Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah.
5. Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.

• Konsep desentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulan Desentralisasi adalah:
  
  

1. Jenjang manajemen lebih sedikit (flat)
2. Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan.
3. Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.
4. Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.
5. Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan m